Améliorer l’expérience employé en optimisant les espaces de travail

Coeficia
Coeficia

Aperçu

Emplacement : Ville de Québec
Sites : 1
Industrie : Services de comptabilité
Employés : 45
Produits : ELIA Réservation & ELIA Spot

Enjeux

Besoin d'une plateforme de gestion du hot-desking
Besoin des employés de se retrouver plus facilement sur le lieu de travail

Résultats

Réservation de postes de travail simple et intuitive grâce à ELIA Réservation
Collaboration en personne accrue grâce à la localisation de collègues en temps réel avec ELIA Spot

À propos de Coeficia

Coeficia est un cabinet de CPA indépendants associés réunis autour de valeurs communes et d’expertises fiscales. Née de la fusion de trois cabinets comptables en 2022, l’entreprise offre des services de rapports sur les états financiers, de tenue de livre, d’accompagnement au démarrage d’entreprises, de services financiers et de gestion, d’organisation, d’optimisation fiscale, d’analyse stratégique, et bien plus.

Consolidation de trois bureaux en un seul grâce au travail hybride

La fusion des cabinets a provoqué une réflexion sur l’espace de travail physique nécessaire pour accommoder les 45 employés de la nouvelle firme. Conscients de la popularité grandissante du travail hybride, les gestionnaires ont opté pour des bureaux non attitrés, ce qui leur permettait d’optimiser la surface nécessaire. Ainsi, ils pouvaient aménager moins de postes de travail individuels que le regroupement ne compte d’employés et offrir la possibilité à davantage de collègues d’avoir accès à des bureaux fermés lorsqu’ils sont présents.

Cette transition comportant son lot de défis, la firme avait alors besoin d’une solution de réservation de postes de travail simple et fiable. En parallèle, Coeficia souhaitait favoriser la collaboration entre collègues au bureau pour assurer une expérience employé agréable. 

Simplifie la gestion de l'espace de travail

Dès leur première démonstration de la plateforme ELIA Réservation, les gestionnaires ont été impressionnés par sa simplicité. En plus d’offrir une interface de réservation intuitive, celle-ci offrait la possibilité de déployer la solution en quelques heures, ce qui représentait un réel avantage face aux autres technologies considérées.

L’entreprise a depuis inauguré de magnifiques bureaux dans le secteur Lebourgneuf, à Québec. Tous les employés peuvent maintenant réserver un poste de travail lorsqu’ils souhaitent y travailler, via l’application ELIA web ou mobile. En coordonnant de façon simple et transparente le travail au bureau et le télétravail, l’employeur a pu offrir davantage d’aires communes conviviales et de flexibilité à ses employés, tout en gagnant en frais d’exploitation.

Promouvoir la collaboration en personne

Outre les réservations, Coeficia souhaitait également promouvoir la collaboration au bureau, sachant qu'il peut être plus difficile de trouver des collègues sur le lieu de travail lorsque les bureaux ne sont pas attribués. C'est pourquoi nous avons également déployé notre solution ELIA Spot, composée de capteurs intelligents placés sous les bureaux qui détectent quel employé travaille à quel poste. Les employés peuvent ainsi voir en temps réel où se trouvent leurs collègues dans le bureau.

Depuis la mise en œuvre de cette solution, le cabinet a constaté une augmentation des interactions en face à face entre collègues et une meilleure expérience des employés au bureau. À tel point que le nouvel espace est souvent utilisé au maximum de sa capacité, les employés appréciant de se retrouver entre collègues.

Équipés pour la nouvelle réalité

Alors que plusieurs entreprises peinent à s’adapter aux nouvelles réalités de travail post-pandémie, Coeficia a su saisir l’opportunité d’offrir la flexibilité que ses employés désiraient tout en optimisant son investissement. Avant-gardiste et bien outillée, la firme comptable a tout ce qu’il faut pour offrir une expérience employé optimale, afin d’attirer et de retenir les meilleurs talents.